2020 IVSC-WAVO

Global Valuation Conference

행사운영 대행업체(PCO) 선정 과업지시서

Ⅰ		과업개요

1. 과 업 명 : 2020 IVSC-WAVO Global Valuation Conference 행사운영 대행업체(PCO) 선정

2. 과업기간 : 계약체결일로부터 사업종료일까지

3. 행사기간 및 장소

(1) [독일 프랑크푸르트, 프랑크푸르트 메리어트 호텔] 2019. 6. 13(목) ~ 6. 14(금)

(2) [대한민국 서울, 세부장소 미정] 2020. 6. 4(목) ~ 6. 5(금)

4. 주    최 : (사)한국감정평가사협회

5. 주요일정

(1) 2019 독일 프랑크푸르트

2019. 6. 13(목)	2019. 6. 14(금)	2019. 6. 15(토)~16(일)
Opening Ceremony Session 1	Workshop 1, 2, 3	테크니컬 투어
Session 2, 3, 4 City tour	Workshop 4, 5 Closing Ceremony

(2) 2020 대한민국 서울

2020. 6. 4(목)	2020. 6. 5(금)	2020. 6. 6(토)
Opening Ceremony Session 1	Session 2	테크니컬 투어 (해외참가자 대상)
Workshop 1, 2, 3	Workshop 4, 5, 6 Closing Ceremony

6. 예상참여인원

(1) 2019 독일 프랑크푸르트 : 약 3명(협회 담당자 약 2명, PCO 담당자 1명)

(2) 2020 대한민국 서울 : 약 150명(국외 참가자 50여명, 국내 참가자 100여명)

7. 과업 주요내용

ㅇ 2019 독일 프랑크푸르트 컨퍼런스 참가

- 차기 회의 준비를 위한 네트워크 구축 및 벤치마킹(협회 및 PCO 담당자 동반 참가)

ㅇ 행사 진행 대행 운영계획 수립

ㅇ 행사 운영

- 참가자 관리

- 행사 운영

- 광고 및 홍보

- 만찬 등 식음료

ㅇ 산업시찰(테크니컬 투어)

- 차량대여 및 투어

- 통역 및 가이드

ㅇ 행사기록

- 영상·사진 촬영기록

ㅇ 안전 및 기타 사항

- 안전관리 및 비상대비 계획

- 결과보고 등

Ⅱ		과업 내용

1. 2019 독일 프랑크푸르트 컨퍼런스 참가

ㅇ 행사 진행방식 등 벤치마킹

ㅇ 세계 각 국의 참가자들에게 우리 협회 홍보 리플렛 기획/제작

ㅇ 2020년에 서울에서 개최되는 회의 참가 독려

2. 행사 운영 종합 계획 수립

ㅇ 행사 운영 종합계획 및 세부 운영계획 수립

ㅇ 행사장 배치 및 구성·운영계획 수립

ㅇ 인력 운영 및 관리 계획 수립

3. 행사 운영

ㅇ 인사 초청 및 관리 운영

- 초청자(발제자, 토론자) 수송 및 숙박

□ 초청자 수송 및 숙박일정 확인·관리

□ 초청자 항공 및 국내 교통 예약 및 관리, 비용 지급

- 초청자 의전 관리

□ 초청자 공항 등 픽업, 의전 전담 인력 1~2인 이상 운영
(영어가능자, 초청자 도착일로부터 행사기간까지 운영)

ㅇ 행사 운영

- 행사장 조성 및 운영

□ 행사장 세팅

□ 물품 대여 및 재료구매, 비용지급

□ 행사종료 시 정리 업무

- 동시통역 운영 및 비용지급

□ 영어-한국어 동시통역 운영(2인 1조, 2일)
(동시통역사 부스, 마이크중계기, 수신기 150개 포함)

- 발표관련 기술 운영

□ 발표자료(PPT) 사전 수합 및 제작 ※주최측 제공 템플릿 이용

□ 영상 및 음향 관련 기술인력 운영(1인 이상, 행사기간 운영)

- 등록데스크 운영

□ 행사장 안내데스크 및 등록데스크 운영

□ 행사 등록 관련 인력 운영 (2인 이상, 행사기간 운영)

□ 행사등록 : 참가자 등록, 명찰, 행사일정표, 홍보물 배포

- 행사 내 식음료 제공

□ 발제자 및 질의자용 음료 제공(행사장 내부)

□ 상시 커피스테이션 제공(행사장 외부 로비)

□ 참석인원 파악 및 필요수량 주문

□ 만찬장 세팅 및 참석자 네임플레이트 제작 및 배치

□ 기타 제반업무

ㅇ 산업시찰 운영

- 해외참가자 대상 테크니컬 투어 기획 및 운영

ㅇ 홍보 운영

4. 행사기록

ㅇ 행사기록

- 촬영 전문인력을 투입하여 행사 일정 내 프로그램 운영과정 사진 및 영상 촬영

- 촬영·취합한 현장 기록물 일부는 영상 보고서(3분)로 제작

5. 안전 및 기타사항

ㅇ 안전

- 행사 보험 가입(1박2일)

- 비상대비 계획

□ 안전관리 담당자 선임을 통한 참여자 및 관객 안전 관리

□ 참가자 불편사항 처리

ㅇ 기타

- 계약 시, 행사 세부 운영계획서 제출하며, 추후 변경되는 내용은 주최 측의 승인 필요

- 결과보고서 제출(책자 제본형태로 인쇄 납품)

- 사진자료, 각종기록물, 데이터 등 제출

- 사업예산의 항목별 정산내역서 및 각종 증빙자료 제출

- 기타 운영 및 진행에 필요하다고 인정되는 협회의 추가 요구사항 등

※ 기타 행사운영 및 구성 등은 기존 컨퍼런스 사례(싱가포르, 독일) 준용

Ⅲ		공정 및 성과물 제출

1. 예정 공정

일 정	과 업
2019. 5. 2(화)	착수보고(착수계 제출)
2019. 5. 10(금)	과업수행계획서 제출
2019. 6. 13(목) ~ 6. 14(금)	2019 Conference 참가
2019. 6. 28(금)	1차 결과보고서 및 2020 행사계획서 제출
2019. 7 ~ 2020. 6	행사 준비(수시보고)
2020. 6. 3(수)	행사장 세팅
2020. 6. 4(목) ~ 6. 5(금)	행사 운영
2020. 6. 30(화)	최종 결과보고서 등 제출

※ 예정 공정은 발주자와 사전 협의를 통해 조정될 수 있음

※ 착수계  : 과업수행자는 계약 체결 후, 7 영업일 이내에 과업에 착수하여야 하며, 착수 전에 착수계, 과업수행자 명단 등 과업수행에 필요한 제반서류 제출

※ 과업수행계획서 : 과업수행자는 용역 착수 후, 10 영업일 이내에 용역수행계획서를 서면으로 제출

※ 1차 결과보고서 및 행사계획서 : 2019 Conference 참가 결과보고 및 기존 과업수행계획서를 수정·보완한 행사계획서 서면제출

※ 수시보고 : 발주자 요구 시, 과업수행자는 계약체결 이후 발주자가 요구하는 과업에 대한 추진 사항을 서면으로 제출

※ 최종결과보고서 : 최종보고는 기획 단계부터 행사진행 결과까지를 총괄하는 종합보고서와 행사기록물, 행사비 정산서를 포함한 결과물 제출
(영상물, 행사사진 등 원본 및 완성본, USB 2개)

2. 성과물 제출

연 번	내 용	수 량	규 격	비 고
1	1차 결과보고서	3	A4 좌편철
2	행사 관련 자료(1차)	1	USB	영상 및 사진
3	최종결과보고서	3	A4 좌편철
4	행사 관련 자료(최종)	1	USB	영상 및 사진

Ⅳ		과업수행지침

1. 일반지침

ㅇ 계약 및 과업 수행 관련

- 수급인은 모든 과업 수행 시 발주처와 사전협의하여 진행한다. 또한, 발주처는 사업의 원활한 수행을 위해 예산 범위 내에서 사전협의를 통해 별도로 요청을 할 수 있다.

- 수급인은 행사 진행에 따른 제반 경비를 계약금 내에서 사용 하여야 하며, 개별 과업 수행에 따른 예산 소진 내역에 대해 수시로 발주처와 공유한다.

- 수급인은 계약 시 과업 책임자 이행(계약) 보증보험증권, 납세증명서, 지방세 납세증명서, 개인정보 수집·이용 동의서, 보안 및 이행각서를 포함하여 발주기관이 요청하는 서류를 제출한다.

- 수급인은 용역 착수 후 10 영업일 내에 다음 사항이 포함된 과업수행계획서 제출

□ 과업 수행 일정표

□ 과업 책임자 외 프로젝트 공동 수행자 이력서

- 과업수행 중 발주기관은 과업 진행경과 및 성과에 대한 보고를 수행자에게 요구할 수 있으며, 그 협의 결과를 과업수행에 반영한다.

- 세부 추진일정 등에 대하여 사업담당자와 사전에 긴밀히 협의한 후 과업을 수행한다.

ㅇ 관계법령 준수 및 비밀유지

- 본 과업내용서는 사업의 원활한 수행을 위하여 필요한 사항을 규정하며, 여기에 규정되지 아니한 사항은 관계법령 등에 의거하여 수행한다.

- 또한 수급인은 과업을 수행함에 있어 계약서와 본 내용서에 의한 과업의 세부내용을 정확히 파악하고 과업을 수행하여야 하며, 본 내용서의 해석상 이의가 있을 때에는 상호간의 합의를 통해 조정한다.

- 수급인은 업무수행과 관련한 일체사항을 발주기관과의 협의 없이 임의로 누설하여서는 안 된다.

ㅇ 주요 업무의 사전승인

- 과업 수행자는 다음과 같은 변경사항이 발생할 경우 발주기관의 승인을 받는다.

□ 과업 수행계획서 및 착수 내용 변경

□ 주요 설계내용 및 방침의 결정 또는 변경

□ 관계기관과의 협의사항

□ 기타 발주기관의 승인을 받아야 할 사항 발생 시

2. 세부 지침

ㅇ 참여자의 교체

- 발주기관이 과업수행에 부적합하다고 판단할 경우, 과업 참여자의 교체에 대하여 수급인과 협의를 통해 진행할 수 있다.

ㅇ 업무감독 및 협의 등

- 발주기관은 수급인의 과업수행을 감독하기 위하여 업무지시를 할 수 있다.

- 수급인은 과업수행과 관련된 세부사항을 수시로 발주기관 담당자와 협의한다.

ㅇ 보안 유지

- 수급인은 보안관리 이행각서를 제출하여야 하고, 본 과업을 수행함에 있어 취득한 제반 보안사항에 대하여는 철저히 보안을 유지하고 과업이 완료된 후에도 이를 엄수해야 한다.

- 본 과업에 대한 모든 서류·자료·설비 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전승인 없이 타인에게 제공 또는 대여할 수 없다.

- 수급인은 수행과정에서 취득한 자료와 정보에 관해서는 과업 수행의 전후를 막론하고 발주기관의 사전 승인 없이 외부에 유출 또는 누설하지 않는다.

- 수급인은 과업 결과를 대외적으로 발표하거나 제공할 시 발주기관과의 협의한다.

- 수급인은 본 과업 수행 시 발생된 제반문제에 대하여 배상 등에 책임을 다한다.

ㅇ 과업내용 및 과업수행기간 변경 등

- 발주기관은 필요한 경우 과업의 세부내용을 협의하여 변경할 수 있다.

- 아래와 같은 사유가 발생했을 때 상호협의 하에 과업내용을 변경할 수 있다.

□ 발주 기관의 정책변동이나 기타사정으로 과업수행의 변경이 불가피 할 때

□ 당초 과업 예측 과정에서 예기치 못한 상황이 발생한 경우

□ 민원발생, 천재지변 등의 불가항력 사태의 발생으로 업무수행이 불가피 할 때